Coordonnateur des appels d'offres

Chez Lyft, notre mission est de servir et de connecter. Nous y parvenons en favorisant un environnement de travail où chacun trouve sa place et a la possibilité de s'épanouir. Le coordonnateur ou la coordonnatrice des appels d'offres est la pierre angulaire de l'équipe. En collaboration avec les responsables et les spécialistes des appels d'offres, il/elle veille à ce que chaque appel d'offres suive un processus rigoureux et bien géré, garantissant ainsi le respect des délais, la clarté des attentes pour chaque contributeur et l'absence d'oublis. Ce poste est axé sur la coordination des processus et des projets, et non sur la stratégie ou le contenu. Le/la candidat(e) idéal(e) est une personne très organisée, minutieuse et proactive : capable de structurer des situations complexes, de gérer simultanément de nombreux éléments et d'assurer le suivi auprès de ses collègues au sein de l'entreprise pour assurer la progression des projets. Ce poste représente un excellent tremplin pour une personne souhaitant évoluer dans le domaine de la gestion des appels d'offres.

Responsabilités:

Soutien à la planification et à l'ordonnancement des appels d'offres Fournir du soutien aux gestionnaires d'appels d'offres dans l'élaboration de plans d'action à rebours à partir de la date de soumission, y compris les étapes clés, les phases de validation, les échéances internes et les marges de sécurité. Créer et tenir à jour les outils de suivi, les calendriers et les matrices de responsabilités (par exemple, RACI) pour chaque appel d'offres. Veiller à ce que les plans soient mis à jour en fonction des changements d'échéancier et signaler rapidement au responsable de l'appel d'offres tout risque lié au calendrier. Aide à la planification et à l'ordonnancement des appels d'offres Appuyer les gestionnaires d'appels d'offres dans l'élaboration de plans de soumission structurés à rebours à partir de la date de dépôt, incluant les étapes clés, les phases de validation, les échéances internes et les marges de sécurité. Mettre en place et tenir à jour les outils de suivi, les calendriers et les matrices de responsabilités (par exemple, RACI) pour chaque appel d'offres. Veiller à ce que les plans soient mis à jour en fonction des changements d'échéancier et signaler rapidement au responsable de l'appel d'offres tout risque lié au calendrier. Suivi, relance et responsabilisation Assurez le suivi de chaque livrable, responsable et échéance au sein de l'équipe d'appel d'offres et des fonctions associées (juridique, finances, opérations, technique, ventes). Envoyez des rappels clairs et opportuns et assurez un suivi des contributions manquantes afin qu'elles soient complètes et reçues dans les délais. Signalez rapidement au gestionnaire de l'appel d'offres tout retard ou risque d'échéance, en fournissant un résumé clair de l'impact. Conservez un compte rendu des actions et des décisions prises lors des réunions d'appel d'offres et assurez-vous de leur clôture. Documentation d'appel d'offres et conformité Examiner les documents d'appel d'offres dès leur publication et établir des matrices de conformité et des listes de contrôle des exigences. Assurer le suivi des questions, réponses et addenda des clients, et veiller à ce que les modifications soient communiquées à l'équipe et intégrées au plan. Effectuer les derniers contrôles de conformité (formatage, nombre de pages, formulaires obligatoires, signatures, certifications et pièces jointes) avant soumission. Gérer la logistique des soumissions sur les portails clients : inscription, téléchargements et accusés de réception. Coordination des réunions et des examens Planifiez et organisez des réunions de lancement, des réunions de statut et des séances de révision (par exemple, révisions de l'équipe couleur). Préparez les ordres du jour, faites circuler les documents à l'avance, prenez des notes et distribuez les actions par la suite. Coordonner la disponibilité des réviseurs et consolider les commentaires des réviseurs pour Bid Manager. Gestion des documents et du contenu Configurez et gérez les dossiers d'offres, le contrôle de version et les conventions de nommage des documents afin que l'équipe travaille toujours à partir de la dernière version. Coordonner l'assemblage, le formatage et la production des documents d'appel d'offres finaux, en travaillant avec des concepteurs ou des rédacteurs si nécessaire. Tenez à jour la bibliothèque de contenu des offres, les modèles, les études de cas, les CV, les certifications et les informations standard sur l'entreprise, en les gardant à jour et faciles à trouver. Administration préalable aux appels d'offres et aux pipelines Soutenir le processus de pré-appel d'offres et de validation en préparant les documents d'examen, en assurant le suivi des approbations et en consignant les décisions de soumission/refus. Surveiller les portails d'appel d'offres et les sources d'opportunités et consigner les nouvelles opportunités dans l'outil de suivi. Assurer l'exactitude des rapports relatifs aux appels d'offres et aux projets en cours, y compris leur statut, les dates clés et les résultats. Amélioration des processus et des leçons apprises Contribuer à l'harmonisation des processus, des modèles et des listes de contrôle des appels d'offres pour l'ensemble des projets. Organiser des bilans post-soumission et de résultats (gains/échecs), consigner les leçons apprises et suivre les mesures d'amélioration. Proposer des améliorations concrètes des outils et des méthodes de travail en fonction de leurs forces et de leurs points faibles.